Persiapan yang teliti sebelum sebuah acara dilaksanakan merupakan kunci keberhasilan bagi penyelenggara acara (Event Organizer/EO). Keberhasilan sebuah acara yang berjalan lancar dan sukses bukan hanya menjadi keinginan penyelenggara tetapi juga menjadi harapan dari klien. Bagi Anda yang sedang menyiapkan sebuah acara, baik sebagai panitia atau pun EO, dan sedang mencari panduan untuk merencanakan acara yang sukses, Anda berada di tempat yang tepat.

Untuk memudahkan, kami telah merangkum beberapa aspek penting yang harus dipersiapkan dengan baik sebelum mengadakan sebuah acara, baik secara umum maupun berdasarkan kategori acara. Pertama-tama, mari kita fokus pada aspek-aspek umum yang perlu diperhatikan sebelum menyelenggarakan sebuah acara.


Aspek Penting yang Harus Diperhatikan Secara Umum Sebelum Mengadakan Acara

Mengapa aspek-aspek ini disebut sebagai umum dan penting? Hal ini karena meskipun sudah umum, tetapi tidak boleh dianggap remeh. Kurangnya persiapan yang matang dapat menimbulkan masalah seperti kesalahpahaman antar pihak, kekurangan anggaran, hingga acara yang berantakan karena kurangnya rencana cadangan yang dapat merugikan penyelenggara.


Jika Anda telah memahami risiko yang terkait dengan kurangnya perencanaan acara, dilansir dari laman paketseminar.com berikut adalah 8 aspek penting yang harus dipersiapkan agar acara berjalan dengan sukses:

1. Mengatur Rapat Umum (General Meeting)
Tujuan dari rapat umum adalah untuk menetapkan dasar dan konsep acara. Rapat ini penting untuk memastikan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diperlukan dan konsep acara apa yang diinginkan oleh klien. Jika rapat umum berhasil, maka kemungkinan besar acara Anda akan sukses karena Anda berhasil menginterpretasikan harapan-harapan klien ke dalam acara yang akan diselenggarakan.

2. Perencanaan Anggaran Biaya
Anggaran yang dimiliki oleh klien atau penyelenggara untuk menyelenggarakan acara tentu memiliki batasannya. Oleh karena itu, salah satu hasil dari rapat umum adalah perencanaan anggaran biaya. Penetapan anggaran di awal penting untuk mengendalikan pengeluaran agar tidak melebihi anggaran yang dimiliki.

3. Pembuatan Daftar Periksa (Checklist)
Banyak hal yang harus diselesaikan dalam persiapan sebuah acara. Untuk menghindari kelalaian, pastikan bahwa setiap anggota tim memiliki daftar periksa dalam menjalankan tugas-tugas mereka.

4. Pembagian Jadwal Kerja (Timeline)
Persiapan acara membutuhkan kerja sama tim yang baik. Untuk menghindari keterlambatan, perlu dibuat jadwal kerja yang membagi tugas-tugas setiap anggota tim beserta waktu penyelesaiannya.

5. Pembuatan Susunan Acara (Rundown)
Setiap acara harus memiliki susunan yang jelas agar berjalan dengan teratur dan sesuai waktu. Susunan acara harus disiapkan sejak awal dan terus diperbarui sesuai kebutuhan.

6. Koordinasi dengan Vendor
Sebagian besar acara memerlukan bantuan pihak ketiga seperti vendor. Koordinasi dengan vendor, seperti katering, penyedia tempat, dan penyedia souvenir, harus dilakukan dengan baik agar kebutuhan acara terpenuhi.

7. Persiapan Media Promosi
Promosi acara sangat penting untuk menarik minat peserta. Media promosi yang digunakan, baik online maupun offline, harus dipersiapkan dengan baik.

8. Persiapan Rencana Cadangan
Karena tidak semua hal berjalan sesuai rencana, persiapkanlah rencana cadangan untuk mengantisipasi kemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan.


Selain aspek-aspek umum di atas, penting juga untuk mempertimbangkan persiapan yang khusus sesuai dengan kategori acara yang akan diselenggarakan.

Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam mengadakan acara berdasarkan kategori acara:

1. Seminar, Konferensi, atau Pelatihan

2. Acara Insentif (Family Gathering atau Rewarding Event)

3. Pameran (Exhibition)

4. Pertemuan (Meeting)

5. Acara Hiburan (Entertainment Event)

Dengan memperhatikan kedelapan aspek penting di atas dan menyesuaikannya dengan kategori acara yang relevan, Anda dapat meningkatkan kesempatan keberhasilan acara yang akan Anda selenggarakan. Meskipun tidak ada jaminan kesuksesan mutlak, tetapi dengan perencanaan dan pelaksanaan yang matang, Anda dapat memastikan bahwa Anda telah melakukan yang terbaik.

Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda yang sedang mempersiapkan acara.


Ilustrasi persiapan event organizer (Foto: v.ivash/Freepik)